Le cadre légal définit que l’employeur tient un registre du personnel par établissement dès l’embauche du 1er salarié (ou dès l’arrivée d’un stagiaire).

Il inscrit les informations suivantes dans l’ordre chronologique des embauches :

Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité

Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise

Type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, CDD, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou par une entreprise de travail temporaire

Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique

Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »

Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation ou la date de la demande d’autorisation

Ce registre peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondantes.

L’absence de registre, l’absence de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné.